Si en algún momento has dicho o pensado “ahora, que soy jefe, tengo menos tiempo”, necesitas poner en práctica estas siete recomendaciones para liberar tiempo y liderar mejor.
Bien sea que lleves mucho tiempo liderando equipos, que hace poco hayas sido nombrado como líder de un grupo de personas o que esté entre tus planes profesionales obtener un ascenso y empezar a liderar, si hay algo que es común escuchar decir a las personas que tienen gente a cargo, es que cada vez que ascienden profesionalmente sienten que tienen menos tiempo libre y mucho más que trabajar. Y nos preguntamos por qué si por fin tenemos gente a cargo que nos ayude a hacer las cosas, pareciera que en lugar de restarnos tareas nos toca trabajar más.
La principal razón para sentir que cuando somos jefes necesitamos más tiempo para trabajar es que no entendemos que una cosa es trabajar sin gente a cargo y otra liderar un equipo. Cuando tenemos posiciones de liderazgo nuestra principal responsabilidad deja de ser lo que hacemos y pasa a ser lo que otros hacen, tanto de manera individual como colectiva. Es decir, debemos dejar de hacer y pasar a motivar, acompañar y liderar a otros para que hagan lo que tus jefes esperan que tu logres (con tu equipo). Para hacer esto efectivamente, tendrás que aprender a decidir en qué ocupas tu tiempo – diciendo que no a muchas cosas – y cómo hacer una adecuada delegación o gestión de compromisos.
Ser un buen jefe empieza por entender que a los jefes se les paga por los resultados que alcanza su equipo – sin que sea el jefe el que esté haciendo las cosas – y no por las horas que trabajan. Pero acá el reto es doble. Por un lado, de manera general, las personas somos nombrados jefes de equipo de áreas que conocemos, más si ha sido una promoción interna. Esto hace que tengamos tanto conocimiento y detalle de los procesos que lideramos, que queremos meternos a validar y comprobar que hasta la más minima acción se esté haciendo correctamente para asegurar que los resultados se den, pues todos los jefes – o casi todos – creemos que podemos hacer las tareas mejor que nuestros liderados o que dada nuestra mayor experiencia tenemos formas mejores o más adecuadas de hacerlas.
Por el otro está la procrastinación, que nos lleva a engolosinarnos y a enfocarnos en hacer lo familiar y lo conocido (hacer algo), y nos alejemos o evitemos aquello que no nos gusta o nos es desconocido (liderar a las personas para que hagan ese algo). Todo esto en un escenario en donde tu jefe, tus pares y tus subordinados están con las miradas puestas en ti, para validar qué tan bien lo vas a hacer en tu rol de jefe y ratificar si fue un nombramiento adecuado o merecido.
Es decir, volvernos jefes nos implica alejarnos de la zona de comfort y dejar de hacer aquello por lo que nos han premiado, reconocido y hasta promovido, para enfocarnos en desarrollar nuevas habilidades y competencias, poniéndonos en una zona de vulnerabilidad y exposición que no es cómoda para casi nadie. También implica volvernos conscientes de que a partir del momento en el que somos nombrados jefes todo lo que sabíamos y por lo que nos ascendieron ya no nos es útil para ser exitosos en adelante. Sino que son otras las habilidades y competencias que debemos potenciar o desarrollar para seguir siendo exitosos.
Por ello, ahora que eres jefe, pon en práctica estas recomendaciones al relacionarte con los miembros de tu equipo, ya que te ayudarán a enfocarte en el logro de los resultados colectivos y alejarte de la microgestión:
Sé claro en los resultados que esperas. Brinda a tus liderados una declaración clara, y ojalá por escrito, de los resultados que esperas de ellos. No asumas ni dejes que asuman nada. Entre más detallado y específico seas son los resultados esperados, mucho mejor. Acuerda de manera realista los niveles de desempeño y logros que esperas se alcancen, los tiempos establecidos para alcanzarlos, todas las condiciones de satisfacción y los recursos con los que pueden contar para ello.
Enfócate en el qué y no en el cómo. Aléjate de los detalles cuando quieras hacer seguimiento o validar cómo van las cosas. Como jefe debes enfocarte en el cumplimiento de los resultados, no en el detalle de las actividades que se están realizando ni en el cómo se están haciendo. Solo si los resultados no se están obteniendo o si se están alejando del objetivo esperado, se debe validar qué acciones se están tomando para retomar el rumbo adecuado.
Infórmate sobre errores o fracasos lo antes posible. Acuerda con tus liderados que si algo no está funcionando te avisen tan pronto se percaten de ello. Involucrándote a tiempo en situaciones que no están funcionando es en donde puedes agregar valor. Así evitarás que las cosas te tomen por sorpresa o cuando ya sea demasiado tarde para reaccionar. Pero ten cuidado que no sea esta un mecanismo que utilicen tus liderados para evitar tomar decisiones o empoderarse de sus responsabilidades, o peor aún, que sea la forma en la que tú te involucras en la microgestión.
Sé cuidadoso con la retroalimentación. Si algo que hizo alguno de tus liderados no te gusta, antes de retroalimentar o pedir que cambie algo, valida si es realmente un error o algo que ponga en riesgo al equipo o a la organización, o si simplemente es algo que a ti te gustaría que se hiciera diferente o te parece mejor que se hiciera de otra manera. Si es lo primero retroalimenta, pero si es lo segundo abstente de hacerlo, para que aprendas a alejarte de los detalles y también permitas que tus liderados se desarrollen. Quizás su visión de una tarea o actividad es mejor que la tuya, por mayor que sea tu experiencia.
Ayuda a tu equipo a priorizar sus tareas. Si para algo debe ser bueno un líder es para identificar y ayudar a su equipo a identificar qué es lo importante. Decir que todo es importante habla mal de ti. Debes tener la capacidad de discernir qué actividades aportan verdaderamente al logro de los resultados del equipo y evitar que tanto tú como tus liderados se pasen el tiempo realizando actividades de poco valor o haciendo primero aquello que pudo haberse dejado para después.
Escucha primero a tus liderados. En todos los espacios en donde sea importante la construcción colectiva y vayas a involucrar a uno o varios de tus liderados para la toma de alguna decisión, escucha primero lo que ellos tienen para decir y sé tú el último en dar la opinión. Esto no solo te permitirá escucharlos y demostrar que sus puntos de vista te importan y son tenidos en cuenta, sino que también te ayudará a no sesgar su opinión. Por lo general, las personas no nos atrevemos a contradecir a nuestros jefes y esto podría reducir tu capacidad para identificar elementos importantes en la toma de una decisión cuando ellos piensen de una manera diferente a ti.
Haz reuniones efectivas. Cómo jefes de equipo no solo empezamos a participar en más reuniones, sino que somos líderes naturales de muchas de ellas. Esta puede ser una de las actividades que más tiempo te consuma. Por ello, asegura que todas las reuniones que organices tienen un objetivo claro orientado a la decisión, una agenda previa con temas y tiempos, y que solo asisten las personas que están directamente involucradas en la toma de la decisión. Si hay que informar a alguien de lo que se acuerde, se le puede enviar un mensaje después de la reunión. Además, asegúrate de que tus reuniones sean cortas, poco frecuentes, y que los asistentes llegan siempre preparados y con la información leída y analizada.
Estas recomendaciones no solo te servirán si las pones en práctica con tus liderados, sino que también debes aplicarlas (de manera inversa) en tu relación y seguimiento con tu jefe. Él también pueden tener retos frente a dejar de hacer y mejorar la gestión de sus liderados.
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