Dejar que el trabajo nos quite el tiempo necesario para realizar actividades personales es muy común. Ayúdate del calendario para evitar que esto te pase.
He recibido preguntas de varias personas refiriéndose a la dificultad que tienen para disponer de tiempo para sus actividades personales. Me cuentan que han logrado organizar muy bien los aspectos laborales, que logran evacuar de manera oportuna y sin estrés la mayoría de sus pendientes, pero que definitivamente no les queda tiempo suficiente para lo personal. O por lo menos no tanto como les gustaría. Y que por ello carecen de lo que comúnmente se denomina balance entre la vida personal y laboral.
Si tú eres una de estas personas o si, aunque no sientes esta falta de balance, te gustaría tener más tiempo para realizar actividades del ámbito personal, social y familiar, acá te tengo la solución: separa el momento que requieras para estas actividades en tu calendario. Así de simple.
LA AGENDA O CALENDARIO
El calendario, o agenda diaria, es la principal herramienta que tenemos para propiciar en nuestras vidas un adecuado balance entre lo laboral y lo personal. Y esto se debe a una sencilla razón: las personas somos más propensas a realizar todo aquello que tenemos programado. Por esto, cuando tenemos actividades personales programadas en nuestros calendarios tendemos a ocuparnos en ellas en lugar de dejar que el tiempo pase mientras nos dedicamos a otro tipo de tareas, las cuales son casi siempre del ámbito laboral.
Piensa por ejemplo si te ha pasado que al final del día, cuando se terminan las reuniones que tenías programadas, has dicho algo como ‘por fin puedo empezar a trabajar’. Es este el momento en el que sientes que tienes un respiro para responder un montón de mensajes que tienes por leer en tu bandeja de entrada o que vas a poder ponerte a trabajar en un proyecto o informe que debes entregar al otro día. Y, dado que no tienes nada más por hacer, aprovechas ese rato para ponerte al día.
Ahora bien, lo que acabo de decir no es totalmente cierto. No es que no tengamos nada más por hacer. Lo que pasa es que no tenemos nada más programado por hacer, que es muy diferente. Si hubiéramos tenido programado en nuestro calendario salir a trotar con un amigo o salir a comer con nuestra pareja, tal vez no nos hubiéramos quedado en la oficina sino que nos hubiéramos dispuesto a hacer eso que tanto anhelamos. Y allí es en donde el calendario entra a jugar su papel en la gestión de nuestro tiempo personal. Ayudándonos a separar el tiempo necesario para realizar las actividades personales que tanto queremos hacer.
Y adicionalmente, si hubiéramos tenido bloqueado e nuestras agendas el tiempo suficiente para leer el correo o realizar ese reporte, seguramente no hubiéramos aceptado tantas reuniones durante el día, haciendo que nos quedáramos sin el tiempo suficiente para realizar actividades laborales de carácter individual. Las cuales son necesarias y también hacen parte de nuestro quehacer.
Pero te estarás preguntando por qué esto te va a funcionar. ¿Acaso no es lo mismo tener estas actividades en la lista única de pendientes?
LISTA ÚNICA DE PENDIENTES
La lista única de pendientes y el calendario son herramientas complementarias. Ambas son necesarias para gestionar adecuadamente nuestros pendientes y todo lo demás que tengamos por hacer. Pero cada una de manera independiente no es suficiente. Veamos por qué.
Recuerda que la lista única de pendientes es un repositorio único y centralizado en donde tenemos anotado todo aquello que queremos o tenemos por hacer. Incluyendo las actividades personales y las laborales. Todo lo que no queramos que se nos olvide. Sin importar si tiene una fecha limite de ejecución o de realización.
¿Qué queda entonces para el calendario? En el calendario o agenda es en dónde registramos las actividades que tienen una fecha y hora específicas de ejecución. Las más comunes son las citas, las reuniones y los viajes. Las anotamos allí, en lugar de hacerlo en la lista de pendientes, porque por lo general las hemos acordado con alguien más y no queremos que se nos olviden, perdérnoslas o quedar mal.
ACTIVIDADES RUTINARIAS Y PERSONALES
Sin embargo, piensa que hay una serie de actividades que no tenemos en cuenta para incluirlas en nuestra lista de pendientes porque no son un pendiente como tal. Ni tampoco las anotamos en el calendario porque no son un compromiso con alguien, para los cuales requiramos fijar una agenda o concretar una cita. Y allí es en donde caen la mayoría de tareas rutinarias de nuestro trabajo y casi todas las actividades personales. Pues son tan del día a día, o debido a que se pueden realizar en cualquier momento, que no nos agendamos para hacerlas ni nos las programamos tampoco como pendiente.
Algunas de las actividades laborales más representativas de este grupo son leer el correo electrónico, realizar aprobaciones en el sistema, tener conversaciones para desarrollar a nuestros colaboradores, leer documentos de actualidad, entre otros. Por ello, es por lo que por lo general este tipo de actividades no alcanzamos a hacerlas durante nuestra jornada laboral y terminamos haciéndolas después de finalizado el día o el fin de semana, o simplemente aplazándolas y nunca realizándolas.
Y del ámbito personal están casi todas. Pasar tiempo con nuestros hijos, visitar a nuestros padres, realizar ejercicio, leer un buen libro, elaborar el plan de negocio de un emprendimiento que nos soñamos, matricularnos en una clase de manualidades, etc. Un montón de cosas que nos encantaría hacer pero para las cuales no hay una fecha límite o una presión externa que nos empuje a anotarlas en la lista de pendientes y para las cuales tampoco tenemos un tercero con el que debamos concretar el momento de ejecutarlas, de manera que nunca las realizamos.
LA SOLUCIÓN
Si quieres dejar de hacer esas actividades rutinarias de tu trabajo después de terminada la jornada laboral y tener tiempo suficiente para tus actividades personales, debes contar con dos herramientas para gestionar adecuadamente todo lo que tienes por hacer: la lista única de pendientes y el calendario o agenda.
En la lista única de pendientes anota todo lo que tengas por hacer que puede ejecutarse en cualquier momento, así tenga una fecha límite de entrega o de ejecución. Y en el calendario, además de las citas, viajes y reuniones, separa bloques para realizar todas las actividades laborales periódicas que debas gestionar, de esta manera serás productivo en lo operativo, y además registra todas las actividades personales para las que quieras asegurar disponibilidad de tiempo suficiente para su ejecución.
Ponlo en práctica y verás cómo vas a empezar a sentir que ahora sí tienes tiempo para realizar todo aquello personal para lo cual pensabas que nunca lo tendrías.
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