La delegación es una habilidad que nos ayuda a ser más eficaces. Siguiendo estos consejos, aprenderás cómo delegar más y aprovechar los beneficios que ofrece.
La delegación es una habilidad esencial para cualquier persona que quiera contar con más tiempo para sí, ya que es una base de la priorización. Si estás familiarizado con la matriz de manejo del tiempo desarrollada por Eisenhower y dada a conocer ampliamente por Stephen Covey, sabrás que todas aquellas tareas o actividades de menor importancia, si no queremos dejar de hacerlas y queremos que nos consuman menos tiempo, la única opción que nos queda es delegarlas. Bien sea en un sistema, mediante la automatización de la misma, o en una persona.
Pero si esto pareciera tan obvio y tan fácil de hacer, ¿por qué nos cuesta tanto delegar a la mayoría de las personas? Porque delegar se trata de confiar en los demás para que realicen tareas o proyectos que son nuestra responsabilidad, dándoles la autoridad, la autonomía y los recursos necesarios para que las realicen con éxito, cumpliendo las condiciones de satisfacción que sean necesarias y culminándolas a tiempo.
BENEFICIOS DE LA DELEGACIÓN
La delegación es una de las habilidades que todo profesional y especialmente todo líder debe desarrollar, porque:
LIBERA TIEMPO: en lugar de tener que hacerlo todo tú mismo, te permite centrarte en las tareas más importantes mientras delegas tareas rutinarias o menos importantes en otros. Si sientes que no tienes un minuto en tus días y quieres contar con más tiempo para hacer lo verdaderamente importante en tu vida, tienes que dejar de estar ocupado y querer hacerlo todo tú. Confía en otros y delégale la ejecución de aquellas tareas para las cuales no seas tú la única indicada para hacerlas.
MEJORA LA COMUNICACIÓN: delegar es en últimas un ejercicio de comunicación. Para delegar de manera eficiente hay que ser muy preciso en lo que se pide, escuchar atentamente las inquietudes de aquél en quien delegamos, validar su comprensión y entendimiento y retroalimentar frente a los resultados. Por ello, al delegar los miembros de los equipo aprenden a comunicarse y colaborar entre sí de forma más eficaz, potenciando los resultados del área y de la organización.
DESARROLLA A OTROS: al darles responsabilidades a otros, les ayudas a aprender y crecer. Esto puede conducir a un aumento de la productividad del equipo, de la motivación y de la satisfacción laboral. Además, si tras completar la tarea delegada ofreces un adecuado reconocimiento y retroalimentación, la persona se sentirá empoderada, valorada y con ganas de seguir aprendiendo y creciendo.
POR QUÉ NO DELEGAMOS
En general, puede decirse que existen tres razones, las cuales yo llamaría mejor mitos, por las cuales no delegamos. Y digo que son mitos porque en realidad son excusas que nos decimos para no delegar ya que las tres son controvertibles en el 99% de los casos:
MIENTRAS LO EXPLICO, LO HAGO: existe la creencia de que delegar nos toma mucho tiempo y que mientras que explicamos qué es lo que necesitamos que se haga, lo hacemos nosotros mismos. Esta razón podría ser válida, pues un buen acto de delegación es dispendioso y detallado, sin embargo si eliges las tareas adecuadas para delegar (que sean rutinarias, repetitivas y que no requieran habilidades o conocimientos especializados) la inversión de tiempo que conlleva la delegación se recuperará con creces en las siguientes ejecuciones.
YO LO HAGO MEJOR: seguramente la experiencia que tienes haciendo una tarea te ha llevado a perfeccionarte en su ejecución, pero si no le das la oportunidad a alguien más de que aprenda y se vuelva un experto, nunca podrá llegar a hacerlo tan bien como tú. Ahora, por bien que hagas algo, ¿de verdad crees que no hay en todo el planeta nadie que lo haga mejor que tú? Déjame ponerlo en duda. Para combatir este mito debes ser claro en tus expectativas y condiciones de satisfacción. Es decir, cuando delegues una tarea, asegúrate de ser claro en qué necesitas, cómo lo requieres, los plazos y los recursos disponibles. Y compleméntalo siempre ofreciendo tu apoyo y orientación cuando surjan dudas en la ejecución.
NO TENGO EN QUIÉN DELEGAR: esta es la razón que escucho en las personas que no tienen gente a cargo. Si esta es tu situación, déjame decirte que no hay que tener nadie a cargo para delegarle tareas. Es más, deberías volverte un experto en la delegación antes de contar con alguien que dependa de ti. Puedes delegar en compañeros, amigos, familiares y hasta podrías pagarle a alguien para que hiciera algunas de las tareas menos importantes que tienes bajo tu responsabilidad. Así te cueste algo de dinero, será una ganancia para ti siempre que lo que pagues por la delegación sea inferior a lo que te paguen a ti por el tiempo que te hubiera tomado realizarlo
En este momento te estarás preguntando ¿cuál es entonces la mejor forma de aprender a delegar? La respuestas es muy sencilla: delegando. La delegación solo se aprende poniéndola en práctica y es más fácil desarrollarla cuando se practica primero en el ámbito personal y luego en el laboral. Así que, trata de delegar en alguien cercano una tarea que tengas como realizar una compra o pedir una cita médica. Verás los retos que esto te trae y como te empodera en el ejercicio de delegación.
Finalmente, recuerda que se delega la ejecución pero no la responsabilidad. Y por ello debes mantener un registro de todas las actividades que delegas con la fecha de delegación, la persona a quien se la delegaste y la fecha en la que se comprometió a entregarla. Así, en tu revisión semanal de pendientes podrás hacerle seguimiento para validar si se va a entregar a tiempo, si se requiere algún apoyo u orientación, o si ya está culminada. Recuerda que delegar no tiene nada que ver con olvidar o desentenderse de algo.
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