Si tu meta es aumentar la eficiencia y la productividad, a la vez que mejoras el bienestar, deja de “trabajar”.
Si algo premia nuestra cultura, de manera tóxica, es el estar ocupado. No importa cuánto obtengas o cuanto logres, lo que importa es cumplir un horario y que estés ocupado. Mira algunas situaciones que lo ejemplifican. Alguien termina sus tareas antes de la hora de salida y cuando el jefe lo ve desocupado conversando o sin hacer nada le pregunta “¿Es que no tienes nada qué hacer?”. Una persona que termina su trabajo pero como hay un horario por cumplir se sientan a calentar silla y a navegar en Internet o en las redes sociales mientras es hora de salir del trabajo. Alguien más termina sus actividades anticipadamente y cuando pretende dejar la oficina temprano le asignan más tareas para que tenga algo qué hacer.
Por esto es que todos, sin excepción, en algún momento de nuestras vidas hemos pretendido mostrar que estábamos trabajando cuando en realidad hemos estado perdiendo el tiempo. Para evitar ser castigados con más trabajo por ser productivos, simplemente nos hemos ocupado para simular que estamos trabajando. A estas acciones que realizamos para mostrar que estamos “trabajando” – cuando en realidad no lo estamos haciendo – se les denomina pseudotrabajo o seudotrabajo.
El problema que tiene el pseudotrabajo es que a veces se realiza de manera voluntaria, como mecanismo de defensa ante un ambiente que no premia la productividad sino la ocupación, pero otras veces se realiza de manera involuntaria o inconsciente pues estamos tan acostumbrados a pensar que esas acciones son trabajo que las utilizamos para procrastinar todo aquello que no queremos hacer o que nos incomoda.
Los estudios demuestran que de una jornada laboral de ocho horas el trabajador promedio es productivo durante dos horas y 53 minutos únicamente. El resto del tiempo hacemos cosas que nos muestran como ocupados y comprometidos pero que no agregan valor a los resultados que se esperan de nosotros. Es decir, la mayor parte del día nos estamos mintiendo a nosotros mismos y a los demás mostrándonos (y sintiéndonos) ocupados mientras hacemos muchas cosas.
Estos son algunos ejemplos de cosas que hacemos para “trabajar”:
Revisar el correo electrónico: revisar constantemente la bandeja de entrada para validar si ha llegado algún correo nuevo que necesite de tu atención “urgente”, generando interrupciones constantes a lo que se está haciendo.
Participar en numerosas reuniones: asistir a reuniones frecuentes que carecen de una agenda clara, objetivos definidos o participantes relevantes, lo que resulta en una pérdida de tiempo y recursos, en lugar de tomar acciones para disminuirlas o evitarlas.
Atender urgencias: atender sin filtrar todos los llamados de otros para apoyarlos en la atención de un hecho o situación urgente y que no puede esperar, pero que finalmente es una excusa para no hacer lo que te corresponde.
Organizar los archivos y carpetas en el computador: dedicar con frecuencia tiempo a organizar los archivos o los mensajes de correo, pasándolos de una carpeta para otra con el fin de verlos más organizados, en lugar de diseñar un mecanismo que los mantenga siempre ordenados.
Análisis al detalle: dedicar una cantidad desproporcionada de tiempo y recursos en perfeccionar detalles menores o innecesarios de un proyecto o documento, en lugar de centrarse en los aspectos sustanciales que generan valor real.
Microgestión: hacer seguimiento minucioso a subordinados, supervisando y controlando de manera excesiva cada aspecto de su trabajo, evitando su empoderamiento y sin fortalecer las habilidades para delegar más.
Responder todos los correos y mensajes: pasar una gran parte del día respondiendo correos electrónicos que no son relevantes para las responsabilidades laborales principales, incluso aquellos que no lo requieren como por ejemplo en los que solo estás copiado.
Pulir presentaciones: pasar demasiado tiempo creando o perfeccionando presentaciones, enfocándose más en aspectos estéticos que no son esenciales para comunicar información importante o tomar decisiones significativas.
Atención permanente de los chat: mantener activadas las notificaciones de los chat y vivir con la sensación de que hay que responder inmediatamente todo lo que nos comunican por allí, tanto en el computador como en el celular.
Limpiar el escritorio: sentir que no puedes empezar a trabajar o abordar una tarea sin antes organizar y limpiar el escritorio o espacio de trabajo, en lugar de volver a ubicar cada cosa en su lugar después de haberla usado para evitar esta situación.
Leer artículos y documentos: pasar tiempo leyendo cuanto artículo, documento o escrito llegue a tus mando, así no tenga nada que ver con los aspectos prioritarios del momento, solo para ver si hay algo que pueda ser útil o para estar preparado para cuando se pueda llegar a requerir.
Realizar tareas administrativas: cumplir con procedimientos administrativos innecesariamente complicados o burocráticos que no agregan valor significativo al trabajo sin aplicar técnicas que te permitan ser productivo en lo operativo.
Generación manual de informes: persistir en realizar manualmente informes que se pueden automatizar o dedicar tiempo a revisar informes automatizados solo para validar que el sistema no se haya equivocado a pesar de haber sido probado muchas veces.
Buscar constantemente la aprobación: gastar mucho tiempo buscando la autorización, la aprobación o el reconocimiento de los demás en lugar de enfocarse en realizar el trabajo de manera efectiva y eficiente según los objetivos establecidos.
Ver noticias: dedicar demasiado tiempo a leer, escuchar o ver noticias de diferentes fuentes y la mayoría de veces ya conocidas, con el pretexto de querer estar actualizados, cayendo en el consumismo informativo.
Como ves, todos somos culpables de “trabajar”. Y lo hacemos en parte porque nos ayuda a sentirnos importantes, ocupados y útiles. Nos ayuda a demostrar que nuestro cargo es indispensable en la organización. ¿O qué pensarías de alguien que termina sus tareas tras dos horas de trabajo al día? Seguramente que su cargo no se necesita o que hay que ponerle más cosas para hacer.
Ahora bien, también hay algunas actividades que no son laborales pero que las utilizamos para llenar nuestro tiempo y mantenernos ocupados durante la jornada laboral. Ellas también se consideran seudotrabjo. Algunas de las más comunes son: revisar constantemente las redes sociales, ver videos o tutoriales, buscar información en internet, comparar productos que queremos comprar sin límites o parámetros claros de selección y buscar el perfeccionismo.
Identificar y reducir el seudotrabajo es una gran forma de aumentar la eficiencia y la productividad a la vez que se mejora el bienestar. Para lograrlo, es necesario que cada quien tenga claros sus propios objetivos, para así poder enfocarse en realizar las actividades que generen un valor real y eliminar o simplificar aquellas que no contribuyan significativamente a los objetivos establecidos.
Si de verdad quieres trabajar menos y lograr una jornada laboral de cuatro días, de cuarenta horas o de incluso menos tiempo, tienes que dejar de “trabajar”. Ahora que eres consciente de lo que significa “trabajar”, del poco valor que te agrega y del mucho tiempo que te consume, la próxima vez que te encuentres haciéndolo, párate de tu silla, aléjate de tu computador, pregúntate por qué estás pretendiendo que estás trabajando y deja de “trabajar”.
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