Para ser verdaderamente productivos necesitamos despejar nuestra mente. Deja de tratar de almacenar todo lo que pasa en tu vida, con todo y detalles, en la cabeza.
Una de las principales claves para lograr la tranquilidad, la paz mental, la sensación de dominio y control sobre todo lo que tenemos por hacer y sobre todo, de aumentar nuestra productividad sin generarnos estrés, es despejando nuestra mente. Limpiando de ella todo pensamiento que no nos agregue valor. Y unos de los que menos valor nos agregan son todos aquellos que nos hacen recordar.
Y es que nuestra mente está hecha para pensar, no para recordar. Es por ello que todo lo que tenemos en nuestra mente y que usamos para tratar de recordar algo o, peor aún, para que algo no se nos olvide debemos retirarlo de nuestra mente y anotarlo en nuestra lista de pendientes.
No podemos ser productivos si tratamos de tener todo en nuestra mente. Piensa en tu mente como una autopista. La capacidad de vehículos que pueden transitar en un momento dado por ella depende del número de carriles que tenga. Pero siempre este número de carriles será una limitante pues es una cantidad fija y por más que queramos, si tiene por ejemplo cinco carriles, no podremos hacer que pasen más de cinco vehículos al tiempo.
Nuestra mente es igual. Puede tener al mismo tiempo un número limitado de pensamientos o de ideas activas. Si queremos pensar en una adicional o dedicar nuestra capacidad de procesamiento a algo más, debemos liberar espacio, debemos dejar que las ideas o pensamientos que están ocupando esos carriles desaparezcan. Y la mejor y más sencilla manera de hacerlo es registrándolos en una lista de pendientes.
Ya hemos hablado de las dos herramientas que necesitamos para poder ser productivos para gestionar nuestros pendientes: el calendario y la lista única de pendientes. También hemos hablado de la importancia de categorizar los pendientes según la herramienta, el espacio o la persona que tengan en común, de manera que se optimice nuestro trabajo. Sin embargo, hoy quiero hablarles de otro tipo de pendientes que también ocupan nuestra mente. Aquellos que ni siquiera consideramos pendientes porque no son tareas como tal ni proyectos que debamos hacer. Son pequeñas acciones o ideas que tenemos en nuestra cabeza. Son tan pequeñas y tan poco accionables que ni siquiera se nos pasa por nuestra mente anotarlas.
Estas son algunas de estas categorías o tipos de actividades que deberíamos anotar para despejar nuestra mente y lograr más de nosotros mismos:
1. A la espera: siempre que pedimos algún favor, delegamos una tarea, enviamos un email, realizamos un trámite que tarda unos días en ser resuelto o enviamos una solicitud por una plataforma digital, quedamos a la espera de algo, de una respuesta o de una solución. Este es el típico caso de aquellas ideas o pensamientos que no son pendientes porque no debemos hacer nada más que esperar. Pero que igual no podemos dejar olvidadas porque las necesitamos. Entonces en lugar de ocupar tu mente y mantenerla atenta a la espera de la respuesta que necesitas, regístralo como un pendiente bajo esta categoría.
2. Hablar con: constantemente en nuestros días mientras gestionamos tareas, asistimos a reuniones, realizamos informes o simplemente mientras vamos por la calle de un sitio a otro se nos viene a nuestra mente un tema en específico o una situación que requiere ser debatida, analizada o compartida con alguien más. Igual, no es que tengamos que llamar a alguien, hacer o entregar algo que estén esperando de nosotros, sino que simplemente es un tema sobre el cual nos gustaría hablar con alguien más. Entonces en lugar de quedarte deseando que no se te olvide comentar dicho tema cuando veas a esta persona, regístralo como un pendiente bajo esta categoría.
3. Por comprar: a todos nos sucede que en cualquier momento pensamos que sería bueno comprarnos una camisa de cierto estilo o unos zapatos específicos. O un amigo nos habla de un libro que leyó o de un producto nuevo que ensayó. Pero también suele sucedernos en nuestras casas con artículos cotidianos del mercado o con elementos de aseo, que nos decimos ‘hay que comprar esto’ o ‘cuando vaya al mercado tengo que acordarme de comprar aquello’ o ‘esto está que se acaba, debería comprar otro’. En todas estas situaciones dejamos a nuestra mente la obligación de no olvidar un producto o artículo que tenemos que o nos gustaría comprar. Mejor, en lugar de hacer eso, regístralo como un pendiente bajo esta categoría.
4. Algún día: en esta categoría se incluyen un montón de ideas y deseos que nos surgen, tanto en lo personal como en lo profesional pero que no obedecen a algo concreto o que tengamos en nuestros planes cercanos realizar. Por ello no los anotamos y lo peor, es que luego, cuando se llega el día en que queremos y podemos hacerlos nos devanamos los sesos tratando de recordar los detalles o la información precisa de eso que queríamos hacer. Un ejemplo claro son los restaurantes que alguien nos cuenta que visitó, o los hoteles en los que se hospedaron en algún lugar en el que estaban viajando, o una receta que vimos en las redes sociales y que tal vez algún día quisiéramos hacer. En lugar de esforzar tu mente para tratar de recordar quién te lo dijo, dónde lo viste o cómo era que se llamaba, regístralo como un pendiente bajo esta categoría.
5. En el futuro: esta categoría se refiere a planes más concretos. Actividades que ya te has decidido a ejecutar o proyectos que sí vas a llevar a cabo pero que no vas a empezar a aún. Al contrario de la categoría anterior que es un poco más vaga y con carácter de deseos, lo que registras acá es lo que tienes certeza de que va a pasar, solo que no puedes hacerlo en este momento sino que deberás esperar unas semanas o meses para realizarlo. Por ejemplo realizar una inversión, elaborar un plan de negocio para un emprendimiento que tienes, hacer los cálculos financieros para refinanciar o pagar de manera adelantada un crédito. De nuevo, en lugar de dejarlo a tu mente, regístralo como un pendiente bajo esta categoría.
Podemos registrarlos en cualquier mecanismo que nos guste. Puede ser en una agenda o cuaderno. Puede ser en una aplicación en nuestro teléfono móvil. Lo importante es que sea en el mismo lugar y mecanismo que usas para tus pendientes grandes o importantes. Aquellos que sí anotas. Esto te permitirá mantener un panorama completo de tu situación y evitará aumentar el estrés y la sensación de creer siempre que estás olvidando algo.
Además, utiliza códigos de colores que te permitan diferenciarlos fácilmente y que también hagan más amena y divertida esta acción de clasificar, organizar y llevar control de todo lo que tenemos por hacer, permitiéndonos incluso generar códigos de urgencia e importancia que faciliten nuestra priorización.
Recuerda que para ser verdaderamente productivo necesitas despejar tu mente. Deja de tratar de almacenar todo lo que pasa en tu vida, con todo y detalles, en tu cabeza. Transfiere esta información a sistemas externos y categorízalos, para que te ayuden a tener control y dominio sobre todo, sin importar qué tan importante o tribal sea. Solo así dejarás de estarte preocupando por nimiedades.
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