Si quieres que el tiempo te rinda más y poder trabajar realmente de manera remota, elimina las reuniones laborales aplicando estas cuatro recomendaciones.
Eliminar las reuniones laborales pareciera una medida drástica. Sin embargo, ante un problema tan grave como es la gran cantidad de reuniones laborales que estamos teniendo hoy en día, el tantísimo tiempo que nos están consumiendo y la sensación de estrés y sobrecarga que generan, es apenas una medida justa. Bien dice el dicho: A grandes males, grandes remedios.
Y es que si tuviera que escoger una queja en común de todas las personas que me consultan o de los equipos de trabajo a los que formo en técnicas de productividad y manejo del tiempo, sería el cómo controlar y reducir el tiempo que le dedican a sus reuniones laborales.
Por ello, inspirado en los aprendizajes que compartió Sidharth Kakkar, el emprendedor creador de la startup Freckle, tras la venta de su empresa y sabiendo que la eliminación de las reuniones fue uno de los tres pilares que implementó al fundar su segunda startup, Sbscript, para lograr una compañía con un verdadero trabajo remoto, te comparto acá las principales recomendaciones para eliminar las reuniones laborales o, al menos, reducirlas a su mínima expresión:
1. EVITA LA MICROGESTIÓN
Hacer un seguimiento detallado, con reuniones periódicas, de las cosas que hacen nuestros colaboradores significa que no confiamos en sus capacidades o que tenemos problemas para delegar. Debemos partir del hecho de que las personas que trabajan para nosotros son mejores que nosotros mismos haciendo las funciones específicas para las que se contrataron y por ende confiar en ellas.
Metodologías que recomiendan hacer diaria o semanalmente a los liderados preguntas como ¿qué hiciste? ¿en qué van tus cosas? o ¿qué vas a hacer? son reflejo de una alta microgestión. De este tipo de prácticas lo único válido sería preguntar ¿qué está está bloqueando u obstruyendo tu trabajo?
Incluso, cuando presentimos o nos damos cuenta de que alguien está comiendo un error, en lugar de entrar a acompañarlos deberíamos dejar que lo cometieran. Algunas veces lo que parece a nuestros ojos como un error es simplemente una forma diferente de ejecutarlo. Además, así sea un error, está demostrado que es de nuestros errores de donde más aprendemos.
Entrar a corregir a alguien disminuye su nivel de confianza y su autonomía, haciendo que en el futuro dependa más de nosotros para tomar cualquier decisión. Así que en adelante, antes de hacer un comentario frente a la forma como alguien esté haciendo su trabajo pregúntate: ¿De verdad tengo la razón o estoy simplemente dando mi opinión?
2. DOCUMENTA LAS DECISIONES
El conocimiento organizacional hay que registrarlo y guardarlo de una manera adecuada para que sea útil cuando se requiera utilizar. Poder consultar qué se decidió en un momento dado y porqué se hizo puede ahorrar mucho tiempo en el futuro cuando tratemos de respondernos nuevamente una misma pregunta, evitando que tengamos reuniones alrededor del mismo tema o que nos alarguemos en ellas tratando de encontrar nuevamente una misma solución.
Por ello, cada decisión importante debería quedar documentada en un repositorio oficial. Herramientas como Teams que ofrece la creación de equipos y canales es una buena alternativa para ello. Sin embargo crear un sistema de carpetas y documentos compartidos en la nube o utilizar herramientas como Notion o Confluecen son alternativas igualmente válidas y quizás más especializadas.
Sin embargo, la documentación de todas las decisiones importantes en un repositorio que todos los empleados puedan consultar requiere de un sistema de organización que haga fácil su utilización. Por ello, crear una estructura estándar y una forma única de nombrar y archivar cada documento es vital para su éxito. Diferenciar discusiones de decisiones, documentos en proceso de versiones finales y otra serie de reglas, hará que encontrar los archivos sea una tarea fácil para todos.
3. REALIZA REUNIONES ASINCRÓNICAS
Para los casos en los que quieras realizar reuniones informativas, bien sea con tu equipo o con toda la organización, por ejemplo cuando se va a comunicar la estrategia o se va a hacer seguimiento al cumplimiento de las metas, acude a mecanismos de reuniones asincrónicas.
Prepara un corto video, documento, audio o presentación con los aspectos que quieres compartir y deja que cada quien lo consuma a su propio ritmo y en el momento en que mejor le parezca, dentro de un marco de tiempo disponible para ello. Y ten en cuenta que, más que enfocarte en lo que se ha hecho o lo que está pasando, deberías centrarte en dar ideas frente a las acciones que podrían ayudar a mejorar los resultados y el cumplimiento de los objetivos.
Finalmente, para la discusión posterior, si es que hay lugar a ella, abre canales asincrónicos de conversación, como foros y grupos de chat dedicados, en donde cada quién puede expresar su opinión de una manera estructurada y sin la presión de que la reunión se vaya a alargar.
4. PERFILA A TUS EMPLEADOS
La autonomía y empoderamiento que se requiere para poder trabajar en un entorno sin reuniones parte del perfil de las personas. Confiar en los demás, evitar la microgestión, tomar decisiones y ser capaz de realizar una documentación detallada pero concreta de las las situaciones son competencias que se pueden desarrollar pero que toman mucho tiempo. Por ello, deben buscarse candidatos que las tengan bien desarrolladas desde el momento de la selección y antes de realizar la contratación de cualquier empleado.
Personas a las que les cueste controlar su propio tiempo, que requieran una constante motivación o seguimiento de sus superiores, que se les dificulte decir que no y tomar decisiones, o que les cueste comunicarse de manera asincrónica, son en general quienes más cantidad de reuniones propician y demandan en las organizaciones. Incluso, así digan que no les gustan.
Estas recomendaciones son especialmente útiles para entornos de trabajo híbrido y remoto, en donde las personas pueden ser libres de escoger desde dónde trabajar y a qué horas hacerlo según sus niveles de productividad y energía, pues las reuniones sincrónicas son una barrera para realmente permitirlo. Pero igual funcionan para ambientes de trabajo más tradicionales y en aquellos en donde reina la presencialidad, pues ayudarán a aligerar las cargas, mejorarán el ambiente laboral y acelerarán la toma de decisiones.
Deja entonces que las únicas reuniones laborales que se tengan en tu empresa sean las sociales o de integración en donde el objetivo sea compartir, conocer y fortalecer los lazos y las redes de comunicación entre las personas.
Inspirado en The Secret to an In Sync Startup? Ditch Your Meetings and Try an Asynchronous Culture
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