Escribir menos es uno de los principios de la escritura efectiva. Así que si quieres ser más efectivo escribe mensajes más cortos y concisos.
Una de las formas cómo más nos comunicamos actualmente, no solo en nuestros trabajos, sino también en el ámbito personal, es por medio de mensajes escritos. Aunque el nivel de uso de cada canal varía según los gustos, los temas a tratar y la edad, podríamos asegurar que hoy en día es mucho más lo que nos comunicamos por medio de correos electrónicos o sistemas de mensajería electrónica – chats –, que por comunicación verbal en llamadas o conversaciones cara a cara. Se ha calculado que en promedio el 30% del tiempo laboral de un trabajador se destina a leer y responder mensajes (sin incluir los personales).
Y aunque las comunicaciones escritas tienen grandes ventajas, especialmente en entornos de trabajo no presenciales o remotos como la capacidad de comunicarse con otros sin la necesidad de estar en el mismo lugar al mismo tiempo, la posibilidad de revisar y precisar las palabras antes de transmitir el mensaje evitando malentendidos, la permanencia de los mensajes en el tiempo para ser almacenados y revisados en cualquier momento, la distribución simultánea a múltiples personas, entre otros, también tienen algunas desventajas que limitan su efectividad.
Algunas desventajas potenciales de las comunicaciones escritas son: la falta de respuesta inmediata que conlleva la demora en la toma de decisiones y la solución de problemas, la posibilidad de generar malentendidos debido a la carencia de señales verbales y no verbales como gestos y entonación que forman parte vital de la comunicación, los potenciales errores de escritura o autocorrección y, la más importante según mi punto de vista, la falta de habilidades de lectura y escritura que la mayoría tenemos.
Con esto no me refiero a que no sepamos leer ni escribir. Sino que la gran cantidad y la informalidad de la mayoría de correos y chats que enviamos y recibimos diariamente nos llevan a ser descuidados tanto en la forma en la que los escribimos, como en la que los leemos.
Diversos estudios han demostrado que en general no nos sentamos a leer los mensajes que recibimos por estos canales con el fin de analizarlos y entenderlos a profundidad como lo hacemos con un libro, sino que lo hacemos con el ánimo de descubrir rápidamente qué es lo que nos están contando o pidiendo, para dar respuesta inmediata y salir de ese pendiente. Por ello, es que las mediciones indican que en promedio no le dedicamos más de 30 segundos a leer un correo electrónico y por su puesto mucho menos tiempo a una serie de mensajes instantáneos. ¿Sabes cuántas palabras eres realmente capaz de leer en 30 segundos? Haz la prueba y verás cómo te haces consciente de que no lees correos y mensajes, sino que simplemente los ojeas o miras por encima.
Por ello, si quieres que los mensajes que emitas tanto por chats como por correo electrónico sean efectivos, entendidos en su totalidad y no te generen reprocesos, pon en práctica estas recomendaciones para que hagas tus mensajes más cortos y concisos:
MENOS ES MÁS: a veces creemos que entre más detalles demos sobre un tema más completa será la información y más demostrará nuestro interés, nivel de análisis o conocimiento sobre el mismo; quizás también por el temor de dejar algún dato clave por fuera; o porque nos educaron diciéndonos que teníamos que argumentar más y mejor nuestras ideas, terminamos llenando los mensajes que escribimos con una gran cantidad de detalles innecesarios que hacen más difícil su comprensión. Escribe solo lo que sea necesario para la acción que esperas del receptor del mensaje.
AL GRANO: en culturas en las que la socialización y el trato cercano entre las personas son comportamientos muy valorados, tendemos a generar una serie de mensajes de ambientación o expectativa antes de transmitir el mensaje central o de solicitar aquello que necesitamos. Allí es cuando recibimos o enviamos mensajes con un simple “Hola” que al ser respondido es seguido por un “¿Cómo estás?”. Ya van dos mensajes y no sabemos para qué nos necesitan. Así que sintetiza el saludo, la solicitud y la despedida o cierre en un solo mensaje en lugar de dividirlo en una serie espaciada de mensajes que no agregan valor, retrasan la solución y aumentan la distracción.
ESPECIFICA: indica claramente qué necesitas de cada uno de los receptores del mensaje, tanto cuando es un destinatario, pero sobre todo cuando son varios. Bien sea que esperes su aprobación, decisión, recomendación o simplemente enterarlos de algo, no dejes a su juicio la interpretación de lo que esperas o necesitas. Lo más seguro es que tengan una interpretación de lo que se espera de ellos bien diferente a la tuya y te quedes esperando lo que necesitas, o peor aún, que recibas lo que no quieres.
Para analizar la bondad de estas recomendaciones, ponte en la posición de receptor y no del emisor de mensajes y reflexiona:
¿Qué mensajes prefieres atender primero, los largos o los cortos? La mayoría de las personas asociamos los mensajes largos con una mayor dificultad y por eso tendemos a posponerlos. No es un secreto que las personas preferimos lo fácil a lo difícil. El problema es que muchas personas nunca vuelven a ellos por el volumen de mensajes que reciben o cuando lo hacen ya es demasiado tarde.
¿Qué mensajes crees que te tomará más tiempo responder, los largos o los cortos? La mayoría de las personas pensamos que el análisis y el esfuerzo que tendremos que hacer para responder un mensaje largo será mucho mayor que el que nos tomará responder un mensaje corto y por ello tendemos a procrastinarlos o ni si quiera responderlos.
¿Qué mensajes has respondido con mayor frecuencia de manera errada o incompleta, los largos o los cortos? A la mayoría de las personas, en el afán por ojear qué nos están pidiendo en un mensaje largo se nos suele escapar algún componente o detalle de la solicitud y esto conlleva a un reprocesos en un siguiente mensaje solicitándonos nuevamente aquello que omitimos.
Estos patrones de comportamiento al leer mensajes son ciertos para casi todo el mundo, pero especialmente para aquellos que son muy ocupados o reciben muchos mensajes diariamente. Haz este cálculo: una persona que recibe diariamente 120 mensajes, cada uno de tres párrafos de largo, requeriría dedicar al menos de cuatro horas diarias para leerlos más o menos concienzudamente y en detalle, es decir dedicando dos minutos a cada mensaje.
Escribir de manera concisa requiere una gran capacidad de desapego para poder recortar o borrar palabras, frases y hasta párrafos innecesarios que pasmos un tiempo escribiendo, pero créeme que es mejor hacerlo y aumentar la probabilidad de que tus mensajes sean respondidos de una manera más rápida y precisa. Muchos creen que editar un mensaje es agregar más texto, cuando en realidad el verdadero arte de edición consiste en reducir y eliminar para poder decir más con menos.
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