El éxito y la efectividad de toda reunión depende de la preparación de la misma. Y esta responsabilidad recae en el líder de la reunión.
Cada día los trabajos son más interdependientes. La época en donde cada quien respondía de manera independiente por unas funciones específicas y entregaba su resultado sin tener que interactuar con otras personas quedó atrás. En la actualidad, son cada vez más comunes los trabajos en los que para lograr cualquier resultado debemos coordinar acciones con otras personas, no solo de nuestra compañía, sino también de otras empresas.
La forma que más comúnmente se utiliza para coordinar el trabajo con otras personas son las reuniones. Quizás porque por lo general asumimos que trabajar en equipo es trabajar juntos. Y allí es donde radica el principal problema de las reuniones en las organizaciones modernas, pues la interacción y coordinación que se nos pide con otras personas, las confundimos con sentarnos juntos a hacer las cosas al rededor de una mesa. Y entre más grandes son las organizaciones, más se abusa de estos espacios.
"9 de cada 10 reuniones laborales son innecesarias."
Podrías estar pensando en este momento que soy un detractor de las reuniones. Nada más lejano de la realidad. Las reuniones, bien utilizadas, tienen grandísimas ventajas para las personas, para los equipos, para las organizaciones y para los fines del negocio. Sin embargo, dado que son adictivas, autoindulgentes, diluyen responsabilidades, evitar reuniones improductivas es una de las mejores claves que uno puede utilizar para manejar mejor su tiempo. Por ello te voy a explicar cómo lograr reuniones verdaderamente efectivas.
REUNIONES EFECTIVAS
Una reunión efectiva es aquella en la que resuelven problemas a partir de conocimientos y experiencias de varias personas. Es aquella en la que se abren espacios de participación para enriquecer las discusiones y llegar a acuerdos o tomar decisiones de carácter multidisciplinario.
Las reuniones efectivas tienen como beneficios el acercamiento de los miembros de los equipos, el fomento del diálogo y la confianza entre pares, la creación de consensos, la generación de ideas a partir de diferentes puntos de vista. Pero dado que la mayoría de las reuniones no son bien estructuradas, las estadísticas han demostrado que 9 de cada 10 reuniones laborales que se realizan actualmente son innecesarias.
ESTRUCTURA DE LAS REUNIONES
Para que una reunión sea efectiva, hay muchas recomendaciones que se pueden aplicar, pero la más básica es empezar por estructurarla de manera adecuada. Para ello hay que tener en cuenta que toda reunión debe contar con cinco etapas y cuatro roles, algunos de los cuales pueden ser realizados por la misma persona.
Los roles que se deben especificar en toda reunión y a quienes hay que asignarles un responsable de llevarlos a cabo son:
1. LÍDER: es el rol que juega un papel más importante en la reunión. Es no solo quien determina que la reunión debe realizarse, sino que es el responsable de la estructuración, asignación de roles, realización, conducción y evaluación de la reunión. Los resultados obtenidos, la forma cómo se lleve a cabo y el éxito de la reunión dependen de él. Vale la pena anotar que el líder de la reunión no tiene que ser la persona con mayor jerarquía entre los asistentes.
2. FACILITADOR: es el rol que se encarga de temas logísticos y de asegurar que la reunión esté debidamente preparada. Además, que se cuente con todos los recursos, materiales, información y personas necesarias para sostener una reunión exitosa. Este rol puede ser desempeñado por quien haga las veces de líder o por alguien en quien él lo delegue.
3. REDACTOR: es el rol encargado de documentar los acuerdos a los que se llega y compromisos establecidos durante la reunión. Igualmente, se encarga de realizar el acta de la reunión, en los casos en los que sea necesario. Este rol puede ser desempeñado por quien haga las veces de líder, aunque es más recomendable que se delegue en otro de los asistentes de la reunión para poder ejercer todas las funciones que implica el rol de liderazgo.
4. PARTICIPANTE: este rol es el más común, ya que todos los asistentes a la reunión lo cumplen, inclusive el líder de la misma. Los participantes tienen la obligación de prepararse para la reunión, asistir y participar activamente sin salirse ni distraerse, siguiendo las normas establecidas para la sesión.
Asimismo, las reuniones deben estructurarse por etapas, en donde cada uno de los roles tiene unas funciones específicas. Las etapas de las que debe constar una reunión son:
1. PREPARACIÓN: esta etapa es previa a la sesión.En ella se planea, organiza, convoca y alista todo lo necesario para realizar la reunión.
2. APERTURA: es la etapa inicial de la sesión propiamente dicha. En esta se alinean expectativas y se ponen en común los objetivos y reglas de la reunión.
3. DESARROLLO: esta es la reunión propiamente dicha. Y es la que en general siempre se realiza. Acá se tocan los temas uno a uno y se llega a acuerdos y establecen compromisos para el futuro.
4. CIERRE: es la etapa final de la sesión. En ella se hace un recuento de lo acordado y se definen los pasos a seguir, en caso de que sea necesaria una siguiente reunión.
5. EXTENSIÓN: es una etapa posterior a la sesión. Es tan importante como la sesión misma porque incluye la elaboración y envío del acta, la evaluación de la reunión y la gestión de los compromisos establecidos.
En próximas publicaciones te detallaremos las funciones específicas de cada rol en cada una de estas etapas. Pero si quieres profundizar en técnicas para mejorar tus reuniones, te recomendamos realizar nuestro curso online Reuniones Efectivas, en el cual te ayudamos a poner en práctica, la estructuración de las reuniones que te acabo de recomendar, vas a ver cómo tus reuniones empiezan a durar menos tiempo de lo acostumbrado y obtienes más y mejores resultados.