Fíjale tiempo a las tareas

Si el tiempo se te escapa de las manos sin darte cuenta, cuando estás haciendo algunas tareas, esta técnica te será de gran utilidad.

El título de este artículo parece un poco raro y arbitrario. Pero si lo vuelves una práctica cotidiana, te va a ayudar a aumentar enormemente tu productividad y a encontrar un montón de tiempo libre que no sabías que tenías.

Para que puedas entender la razón de ser de esta recomendación, te voy a describir primero tres situaciones que me han pasado a mí, pero que seguramente se te harán muy conocidas:

A QUÉ HORAS PASÓ TANTO TIEMPO

A veces me pasa que empiezo a hacer una tarea y me concentro mucho en ella. Me enfoco completamente y siento que estoy siendo súper productivo. Y de pronto, cuando miro el reloj para ver qué hora es, me doy cuenta de que llevo toda la tarde sentado haciendo lo mismo. Y peor aún, que no lo he terminado.

Algo que en principio pensé que era algo sencillo y que no requería tanta dedicación, me ha tomado una cantidad enorme de tiempo. Y por esta razón se me está acabando el día y me han quedado otro montón de cosas por hacer, para las cuales no voy a tener tiempo, excepto si alargo mi jornada laboral.

Esto me pasa no solo con tareas del trabajo. También con actividades personales que, aunque disfruto, no son prioritarias en mi vida. Por ejemplo, los fines de semana cuando me pongo a ver uno o dos capítulos de una serie en Netflix y termino sentado en el sofá todo el día. O cuando entro a dar una miradita a las redes sociales, para ver qué ha pasado, y de pronto veo que llevo más de una hora frente a la pantalla.

TRABAJO MEJOR BAJO PRESIÓN

Hay actividades a las que no me dedico porque siento que no estoy motivado o inspirado. Me digo a mí mismo que no sé aún cómo empezarlas para lograr que me queden buenas. E, inconscientemente, dejo que el tiempo vaya pasando hasta que se acerca la fecha límite de entrega, con la disculpa de que me estoy inspirando.

Esto me ha pasado por ejemplo con la elaboración de propuestas para clientes, con la definición de una estrategia publicitaria par alguna campaña que vaya a realizar, con la redacción de un examen para alguna clase que esté dictando y hasta con la definición de qué cocinar cuando tengo invitados en mi casa.

Finalmente, cuando se me está agotando el tiempo para la entrega o la toma de la decisión, me enfoco en realizar la tarea y la termino rápidamente. Y me digo la mentira que ‘trabajo mejor bajo presión’. La cual me creo — o me creía —. Pero tengo varias amigas cercanas y muchos otros conocidos, que aún se la creen.

DESPUÉS LO HAGO

Sé que me toca hacer algo, y en lugar de hacerlo empiezo a aplazarlo. Una y otra vez. Es decir, lo procrastino. Y me lleno de excusas para no hacerlo. Digo que estoy ocupado haciendo primero otras cosas. O que aún tengo mucho tiempo para hacerlo y no hay necesidad de empezarlo sabiendo que hay otro montón de cosas más urgentes que debería entregar antes.

Pero la verdad, es que seguramente las razones que acabo de explicar, y que todos nos damos a nosotros mismos para justificarnos, no son precisas. Lo realmente cierto es que esta tarea nos parece muy larga, muy difícil, no sabemos cómo hacerla y mucho menos cómo empezarla. Y por esta razón es que la procrastinamos.

Lo delicado de la situación es que esta tarea pendiente que estamos aplazando, en realidad no la dejamos en el cajón del olvido hasta el momento en que por fin la abordamos. La tenemos todo el tiempo presente y nos está molestando, recordándonos que tenemos que hacerla. Así no la estemos haciendo. Y es allí en donde nos roba energía. Recuerda que el cerebro es como la batería de un celular.

Esta situación es típica de proyectos largos o para los cuales nos dan mucho tiempo para su ejecución. Piensa cuando estabas en la universidad. Y la primera semana de clase un profesor te ponía un proyecto para entregar al final del semestre. La mayoría de las veces teníamos presente todo el curso que había un proyecto por hacer, pero no nos poníamos a hacerlo. Y al final del semestre nos tocaba terminarlo en una semana o en unos cuantos días.

LA LEY DE PARKINSON

La verdadera razón por la cual se nos presentan las situaciones anteriormente descritas, es porque las tareas y las actividades se expanden en el tiempo tanto como las dejemos. Esto, en el manejo del tiempo es conocido como la Ley de Parkinson, la cual dice que las tareas son como los gases, que ocupan el espacio del recipiente que las contiene. Entre más tiempo le demos a una tarea, más tiempo nos tomara su ejecución.

Así, si nos dan dos semanas para entregar un trabajo o un proyecto, nos tomamos las dos semanas para realizarlo. Pero si nos dicen que debemos entregarlo al otro día, nos concentramos y lo hacemos para el día siguiente.

Por ello, para que las tareas no se tomen más tiempo del debido, la clave es fijarle a cada una su tiempo máximo de ejecución. Es decir, antes de empezar a ejecutar algo, decidir cuánto tiempo estamos dispuestos a dedicarle a dicha tarea.

Además, en lugar de decir voy a hacer esto o aquello, debemos decir voy a dedicarle tantas horas a esto o tantos minutos a aquello. Piensa que esto tiene sentido porque cuando estamos entretenidos el tiempo pasa y no nos damos cuenta de su evolución.

Ahora te estarás preguntando, ¿Y cómo defino el tiempo que le voy a dedicar a una tarea? No existe una única respuesta a esta pregunta. Existen varias técnicas que puedes ir aplicando y evaluando para descubrir cuál te da mejores resultados, no solo por la precisión y los buenos resultados que obtendrás, sino por lo cómodo que te sientas aplicándola.

Algunas de ellas son:

1. Lleva un registro permanente de todas las actividades que realizas y del tiempo que te toman. Evaluándolo periódicamente podrás ir identificando cuánto te toma cada tarea, saber si el tiempo dedicado fue el adecuado o si pudiste haber sido más productivo. Esta práctica es especialmente válida para las tareas repetitivas que realizamos cada mes, cada semana o cada día.

2. Antes de empezar a realizar una tarea, define qué tan importante es. Es decir, qué tanto le aporta al logro de tus objetivos y metas personales o laborales. Si es una actividad que agrega poco valor, limita al máximo el tiempo que le vas a dedicar o, mejor aún, busca a quién delegársela. Si por el contrario es una actividad vital para la obtención de tus resultados, entones dedícale un mayor tiempo.

3. Simplemente arriésgate a decidir, sin mayor información, cuánto tiempo quieres dedicarle a esa tarea y fíjate ese límite. Comprometiéndote contigo mismo a suspender la tarea cuando el tiempo se agote. Recuerda que casi todas las actividades pueden alargarse de manera indefinida para obtener mejores resultados, pero que el perfeccionismo no tiene nada de bueno. Y que lo excelente es enemigo de lo bueno.
   

Una reflexión final. La presión que nos genera internamente el saber que existe un tiempo límite — así sea fijado por nosotros — para terminar una tarea, es algo positivo. Porque nos lleva a concentrarnos y enfocarnos en lo verdaderamente importante de cada tarea y nos ayuda a evitar gastarle mucho tiempo a características o componentes superficiales o de menor impacto en el resultado global. Es decir, la presión del tiempo juega a nuestro favor ayudándonos a diferenciar lo importante de lo no importante.

Es como cuando estamos presentando un examen y nos dicen que se nos va a terminar el tiempo. En lugar de ponernos a resaltar con colores y a revisar la ortografía o la redacción, nos aseguramos de que los datos precisos y la información clave de cada pregunta esté completa. Y, si nos faltan varias preguntas por responder, nos aseguramos de enfocarnos en responder aquellas que tienen mayor valor o aquellas en las que estamos seguros de la respuesta, en lugar de ponernos a divagar en aquellas sobre las que no estamos seguros.