Cuando copias a otros en tus correos electrónicos, sin importar la razón, estás pidiendo de manera implícita que tus correos entrantes se multipliquen por el número de destinatarios a quienes copias.
Es un deseo común recibir menos correos electrónicos, especialmente laborales. Las bandejas de entrada llenas son un generador de estrés y carga laboral. Aún sin saber cuánto tiempo nos consumirá evacuar los mensajes de correo que nos llegan, el ver un número grande de mensajes por leer en la bandeja de entrada genera angustia en la mayoría de las personas.
Si quieres disminuir el número de correos que te llegan, debes empezar por tener en cuenta que entre el 80 y el 90% de los mensajes que recibes fueron solicitados por ti. Bien sea de manera tácita o explícita. Y una de las maneras como más solicitas que te envíen mensaje es copiando a otros en correos que deberían ir dirigidos a una sola persona. Veamos esto de dónde viene.
Con el correo electrónico reemplazamos la correspondencia física, no solo por su rapidez y facilidad, sino también por la economía que representa enviar un email versus enviar un correo físico. Sin embargo, la comodidad que trae esta herramienta nos ha llevado a sobreutilizarla sin pensar en cómo esto nos está perjudicando.
Cuando la correspondencia física obligaba a pagar un importe igual por cada una de las copias que se realizaban, las personas se medían en cuantas copias generar dado que no querían desperdiciar su dinero. Sin embargo, como ahora no hay que pagar por cada destinatario adicional, copiamos a todos los que se nos antoja. Y si pensamos de manera egoísta lo malo no es copiarlos, lo malo es que cada uno de los copiados tiene la libertad y potestad de respondernos y, por ello, un solo mensaje que enviemos se puede multiplicar por varios cuando cada quien decida responderlo.
Si quieres jugar un poco con lo que pasaba antes para solucionar lo que te pasa ahora, pon una regla en tu oficina o con tu equipo de trabajo: establece una multa de $1.000 por cada persona a quien se copie un mensaje. Lleva el dinero que recojan a un fondo común y destínalo para realizar una fiesta entre todos o para realizar una donación. Si realmente es necesaria enviar esa copia del mensaje, seguro no te costará nada dar esos $1.000.
Ahora bien, si queremos evitar recibir copias y pagar la multa, lo mejor es analizar los motivos por los cuales utilizamos la funcionalidad de copia en los correos electrónicos, con el fin de encontrarles alternativas que nos permitan obtener los mismos o mejores resultados sin caer en el peligro de recibir varios mensajes de vuelta. Algunas de las razones más comunes son:
Para que estén enterados: utilizar la copia de correos para “enterar” a otros es muy cómodo pero es poco profesional. Enviar un mensaje no garantiza la lectura y mucho menos la comprensión del mismo por parte del destinatario. Cuando uno realmente quiere enterar a alguien lo llama o se reúne con él para hacerle el contexto completo de la situación. Sobretodo porque cuando copiamos para enterar, en realidad no copiamos una sola vez, sino que copiamos un montón de mensajes con el paso a paso del proceso en lugar de escribirle únicamente el resultado.
Copio al jefe para que me respondan: si te pasa que alguien no te responde un mensaje o te ayuda con algo si no copias al jefe, al utilizar esta estrategia estás destruyendo la relación con tu colega en lugar de lograr resultados de largo plazo para el bien de ambos. Cuando alguien no te responde un mensaje, lo mejor es buscarlo y hablar con él, para entender por qué no actúa como se lo solicitas. Puede ser falta de contexto, que no le encuentre sentido, o falta de conocimiento para responderlo, entre otros. Sostener conversaciones para llegar a acuerdos es la forma cómo se gestionan los compromisos. Copiar a los jefes habla más mal del que copió que del copiado, ya que equivale a poner quejas como los niños chiquitos.
Para que sepan que algo se está haciendo: debemos preocuparnos por mostrar resultados y no esfuerzos. Avanzar en un proceso sin tener resultados no agrega valor. Simplemente notifiquemos los resultados una vez se tengan. No hay que impresionar a nadie, y mucho menos a nuestros jefes, llenándoles la bandeja de entrada con cada paso que damos. Si eres de los que cae en este comportamiento debes sostener una conversación con tu jefe para alinear expectativas, definir marcos de actuación y solicitar autonomía y empoderamiento. De lo contrario uno de los dos cargos está sobrando: el tuyo o el de tu jefe.
Ahora, como todos vemos más fácil la paja en el ojo ajeno que la viga en el nuestro, seguramente estarás pensando que tú no haces un mal uso de la copia en los mensajes pero que los otros sí. Difiero totalmente de este pensamiento, porque si todos pensamos que lo hacemos bien, ¿entonces quién es el que lo hace mal?
Sin embargo, si conoces a alguien que te copia de manera incansable en correos que no agregan valor, la mejor forma de dejar de recibirlos es hablar con esta persona y pedirle que no te vuelva a copiar. Seguro es la única manera como dejarás de recibir mensajes de este tipo.
Finalmente, quiero terminar esta publicación con una recomendación: nunca utilices ‘Responder a todos’. Esta funcionalidad es la peor de todas las copias y no tiene ningún sentido. El correo no es un canal para discutir entre varios ni sopesar diversas alternativas en grupos. Para ello existen herramientas como las reuniones, los grupos de chat y los foros.
Quién usa ‘Responder a todos’ está haciendo una mala gestión de su trabajo y no solo está llenando la bandeja de entra de otros con basura y haciendo su trabajo más improductivo, sino que está asumiendo que los demás al ser copiados en su respuesta están entendiendo qué deben hacer o cómo deben actuar, lo cual casi nunca está claro en ese tipo de mensajes.
Si todos aplicaremos aunque fuera esta última recomendación, leer nuestros correos sería mucho más placentero. Seguro que sí.