Llega a acuerdos y toma decisiones colectivas de manera más rápida y efectiva sosteniendo adecuadamente reuniones asincrónicas con tus equipos.
La pandemia trajo muchos cambios a la humanidad. Y las empresas no fueron ajenas a ello. El trabajo remoto, el teletrabajo y el trabajo híbrido son términos y formas de trabajar que llegaron con el virus en todas partes del mundo, pero que, afortunadamente, estos sí se quedaron con nosotros.
Y precisamente una de las formas de comunicación que ha surgido debido a estas nuevas – o no tanto – formas de trabajar, son las reuniones asincrónicas. Pero, ¿qué son?. Simplemente son sesiones de trabajo colectivas en las cuales se discuten temas, se toman decisiones y se llega a acuerdos sin la necesidad de que todas las personas involucradas estén haciéndolo en un mismo lugar o en un mismo momento. Es decir, la discusión no se realiza en tiempo real, sino que se lleva a cabo por medio de diferentes mecanismos de comunicación asincrónica. De allí es que vienen precisamente su nombre.
Las reuniones asincrónicas tienen varias formas de realizarse. Pueden ser tan básicas como una cadena de emails que sigue un flujo predeterminado de revisiones y comentarios; un documento de Google o uno ubicado en la nube en el que se trabaja de manera colaborativa; un grupo de chat creado para tratar un tema o proyecto específico; una encuesta o votación realizada por medio de una aplicación virtual; o hasta llegar incluso a realizar presentaciones y enviar comentarios por medio de videos pregrabados que son distribuidos entre los interesados en el tema.
Para que sean efectivas, al igual que las reuniones sincrónicas, deben contar con unas normas. Solo así se garantizará que sean exitosas y productivas. Sin importar la plataforma o el mecanismo de discusión, se deben establecer reglas claras para que la comunicación entre los miembros del equipo sea concreta y fluida. Las principales recomendaciones que se deben tener en cuenta son:
Hacer que la participación sea obligatoria. Dar flexibilidad en la participación implicaría que personas necesarias para tratar un tema y construir conocimiento colectivo se abstengan de participar y pasen desapercibidos por pereza o comodidad.
Definir claramente los mecanismos de participación. Pueden utilizarse mensajes escritos, mensajes de voz, documentos adjuntos, videos pregrabados o una combinación de los anteriores. Lo importante es decidir qué está permitido y que no según la temática y su importancia, la características del grupo, la premura del tiempo y el nivel de detalle al que se requiera llegar.
Construir una agenda. Contar con un cronograma de desarrollo de la reunión o discusión con temas, responsables y objetivos de lo que se espera lograr en cada etapa o momento, asegura la efectividad del proceso.
Establecer fechas límites para participar. Los tiempos para responder cada una de las preguntas o temas no pueden ser indefinidos. Según la profundidad y el nivel de análisis que requiera cada intervención, debe hacerse explícito el momento para el cual todos los miembros del equipo deben haber manifestado su punto de vista frente al tema.
Dar tiempo suficiente. A veces, especialmente cuando no se tiene mucha experiencia con las reuniones asincrónicas, se fijan tiempos límite de participación muy estrechos o cortos que hacen que las personas no tengan tiempo suficiente de leer y analizar la información disponible para participar, haciendo que más que una reunión asincrónica, se vuelva en una reunión sincrónica vía chat.
Limitar la longitud de las participaciones. Las personas tendemos a dar vueltas y a alargarnos en nuestras participaciones para demostrar que hemos leído, nos hemos preparado y hemos tenido en cuenta diferentes puntos de vista antes de ofrecer nuestra opinión. Esto podría hacer que las reuniones asincrónicas se volvieran improductivas y tediosas para todos. Por ello, se debe establecer una duración máxima para los audios y videos y una longitud máxima en palabras o en páginas para textos y documentos. Así se logrará que las intervenciones sean concretas y se eviten las historias que no aportan ningún valor.
Documentar en un repositorio centralizado, al que todos tengan acceso, las conclusiones a las que se vaya llegando o las decisiones que se vayan tomando. No solo es importante la construcción de conocimiento organizacional, sino que disponer de memorias únicas facilita la interacción de los miembros del equipo y la evolución de los temas.
Sé que todos buscamos y queremos reuniones más cortas y productivas. Las reuniones asincrónicas son definitivamente una forma de lograrlo, pues las ventajas de tener reuniones asincrónicas son muchas. Acá les listo algunas de ellas:
Cada quien avanza en los temas a su propio ritmo.
Se pueden aprovechar los tiempos muertos para acceder al contenido escrito o multimedia para enterarse y opinar.
Permiten la concentración y el trabajo enfocado de las personas, algo fácil de conseguir de manera individual pero bien complejo hacerlo de manera colectiva.
Los aportes que se realizan pueden ser analizados con profundidad. La presión de participar en una sesión sincrónica, sin el tiempo suficiente para pensar, lleva muchas veces a que no tengamos en consideración todos los aspectos involucrados o a que las decisiones se dilaten en el tiempo.
Propician el balance vida trabajo, permitiendo que cada quien trabaje cuando mejor le quede sin necesidad de apegarse a un horario específico y único para todos.
Potencian el trabajo remoto al permitir que cada quien se conecte desde donde esté sin la necesidad de dirigirse a la oficina los días de teletrabajo debido a su requerida participación en una reunión presencial.
Facilitan la desconexión laboral al entender que las personas no tienen que estar conectadas todo el día pasando de reunión en reunión.
Las discusiones se enfocan en los resultados esperados y en los entregables, más que en entender y analizar los insumos.
La información y el conocimiento se comparten abiertamente entre todos los miembros del equipo.
Reducen los momentos de multitarea a los que incitan las reuniones sincrónicas, especialmente cuando son de larga duración, y en el que las personas estamos “conectadas” y al mismo tiempo revisando correos y mensajes.
Obligan a la definición clara de agendas y objetivos para las reuniones, algo que rara vez sucede en las reuniones sincrónicas, así sea parte vital de su etapa de preparación.
Amplía las opciones de interacción para aquellos quienes trabajan con personas en diferentes husos horarios, dado que las reuniones sincrónicas limitan las posibles horas para reunirse durante el día, llevando a que muchas personas deban conectarse antes o después de su jornada, o simplemente quedarse por fuera de las discusiones grupales.
Pero no solo esta nueva forma de llevar a cabo reuniones facilita la interacción entre los miembros de los equipos, sino que ayuda a que disminuyan la cantidad de reuniones virtuales al que nos hemos visto abocados desde que empezó la pandemia.
Ahora, no significa que todas las reuniones laborales deban migrar a esta nueva forma. Las reuniones asincrónicas son muy útiles para temas como:
Actualización del avance de un proyecto o tarea.
Proveer retroalimentación sobre una situación laboral específica.
Presentación en las que se baja información sin la necesidad de la participación de los receptores de la misma.
Reuniones de inicio o lanzamiento de proyectos.
Anuncios o mensajes informativos del área o la compañía.
Sesiones de lluvia de ideas.
Reuniones en las que no todo el mundo está disponible y es muy difícil coordinar una agenda o para la que el próximo momento libre es en varias semanas.
Reuniones de seguimiento.
Verse cara a cara, bien sea presencialmente o través de la pantalla en tiempo real, seguirá siendo importante. Especialmente cuando los temas a tocar son sensibles, delicados o altamente personales. Por ello, las situaciones en las que no recomiendo de ninguna manera cambiar las reuniones sincrónicas por las asincrónicas son:
Reuniones de bienvenida o de presentación de nuevos miembros del equipo.
Sesiones de evaluación del desempeño de un colaborador.
Reuniones de revisión de proyecciones de carrera de los miembros del equipo.
Manejo de situaciones de crisis.
Espacios de socialización y construcciones de redes de confianza entre los miembros del área.
Sesiones de planeación estratégica y definición de grandes cambios.
Anímate a poner en práctica y de manera estructurada este nuevo estilo de trabajo. Te aseguro que una vez lo hagas de forma consciente y para los temas que les indiqué, vas a preguntarte cómo habías hecho para vivir sin reuniones asincrónicas y, sobretodo, cómo fue que tú y tus equipos perdieron tanto tiempo en reuniones sincrónicas que pudieron llevarse de esta nueva manera.